Gestión documental estratégica que reduce costos y garantiza el cumplimiento normativo
En XperTeam contamos con un frente especializado en Gestión Documental, conformado por expertos en ciencias de la información y transformación organizacional, orientados a diseñar e implementar modelos integrales de gobierno documental que permitan a las organizaciones fortalecer el control de su información, garantizar el cumplimiento normativo y optimizar la gestión del conocimiento corporativo.
Señales de que este servicio es lo que necesitas
Si identificas al menos uno de estos síntomas, podemos ayudarte a resolverlo con un plan claro y resultados medibles desde el primer mes.
Documentos físicos que consumen tiempo y espacio
Tu equipo pierde horas buscando documentos, generando copias innecesarias y gestionando archivo físico que crece sin control.
Riesgo de incumplimiento normativo
Las exigencias del Archivo General de la Nación y de los organismos de control generan riesgo legal cuando el manejo documental no es el correcto.
Sin control de acceso ni seguridad documental
Cualquier persona puede acceder, modificar o eliminar documentos críticos sin trazabilidad, exponiendo a la empresa a riesgos legales y operativos.
Nuestras capacidades para tu empresa
Construimos ecosistemas documentales eficientes y sostenibles mediante el diseño e implementación de instrumentos archivísticos, Programas de Gestión Documental (PGD), modelos operativos, estructuras de soporte, procesos documentales y esquemas de administración de archivos físicos y electrónicos, alineados con las disposiciones emitidas por el Archivo General de la Nación y las mejores prácticas de gestión de información.
Gestión documental técnica
Construcción de Tablas de Retención Documental (TRD) y demás instrumentos archivísticos. Cumplimiento del marco normativo por industria.
Estructuración de metadatos
Construcción de metadatos de operación y de negocio generando capacidades de analítica y ejecución funcional en plataformas.
Malla de seguridad documental
Definición de roles de acceso: quién puede ver, quién puede modificar y cuándo — asegurando trazabilidad y control total.
Implementación en plataformas
Experiencia en OnBase, SharePoint y otras plataformas ECM. Diseño e implementación de flujos de aprobación y automatización documental.
Expediente único de cliente
Diseño del expediente híbrido (físico y digital) con todas las funcionalidades requeridas para generar valor dentro del negocio.
Dashboard de operación
Indicadores clave del proceso documental en tiempo real como base para toma de decisiones operativas y de cumplimiento.
¿Necesitas una capacidad específica? Hablemos y diseñamos la solución ajustada a tu presupuesto y objetivos.
Nuestra metodología: resultados desde el primer mes
Nuestro enfoque combina cumplimiento regulatorio, eficiencia operativa y transformación digital para asegurar la trazabilidad, disponibilidad, conservación y seguridad de la información durante todo su ciclo de vida. A través de metodologías especializadas y herramientas tecnológicas, ayudamos a las organizaciones a minimizar riesgos, fortalecer la gobernanza documental y convertir la información en un activo estratégico para la toma de decisiones.
Levantamos el inventario documental completo, evaluamos el cumplimiento normativo actual, identificamos el ciclo de vida de cada tipo de documento y determinamos el nivel de digitalización requerido.
Construimos las TRD, el cuadro de clasificación documental y el modelo de procesos de gestión documental aplicando mejores prácticas y cumplimiento normativo del AGN.
Implementamos la plataforma tecnológica (OnBase, SharePoint u otra), configuramos flujos, mallas de seguridad, metadatos y automatizaciones. Incluye capacitación y pruebas.
Opcionalmente tomamos la operación documental no core (BPO) y generamos informes periódicos de cumplimiento normativo y oportunidades de optimización.
Perfil del cliente ideal
Este servicio genera mayor impacto en empresas con estas características. La honestidad sobre el perfil ideal es parte de nuestro compromiso.
Agenda una llamada de 15 minutos y te orientamos sin compromiso hacia la solución más adecuada para tu situación.
Hablar con un consultor →Todo lo que necesitas saber antes de comenzar
Respondemos las preguntas más comunes de empresas que están considerando este servicio por primera vez.
¿Qué tan complejo es el proceso de digitalización para una empresa grande? ▾
¿Con qué plataformas tecnológicas trabajan? ▾
¿Pueden ayudarnos a cumplir con el Archivo General de la Nación? ▾
¿Qué pasa con los documentos físicos que ya existen? ▾
Soluciones complementarias para tu empresa
Nuestras soluciones están diseñadas para funcionar juntas. Muchos proyectos combinan 2 o más servicios para lograr resultados más completos y duraderos.
¿Tu empresa tiene problemas de gestión documental?
En XperTeam entendemos que la gestión documental no es únicamente archivo; es la capacidad de construir organizaciones más organizadas, eficientes, transparentes y preparadas para evolucionar en entornos altamente regulados y digitales.
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